主に受注・発注入力などシステムへのデータ入力業務や、お客様との納期の調整・管理を行っています。また、営業サポートとして仕入先、お客様と電話やメールにて頻繁にコミュニケーションを取り、臨機応変に日々様々な対応をしています。伯東の海外拠点とメールや電話でのやり取りもあり、その際は英語を使う機会も多いですね。
伯東を志望したのは、専門商社とメーカーという2つのフィールドを持つ企業であることに魅力を感じたから。そして最終的な決め手になったのは、社内の雰囲気の良さを感じた事です。同職種の先輩社員と面談をする機会を設けていただきましたが、その際もとても話しやすい雰囲気で、かつ居心地の良さを感じることができました。
私が実践しているのは「逆算思考」です。私は営業事務として、主に入力業務や顧客・仕入先とのデリバリー調整を担当しています。通常は営業担当と連携し、指示を受けながら業務を進めることが多いのですが、営業が外出で不在のことが多く、また業務整理が十分にされていない部分では、「営業事務でも対応できる業務なのに、営業が抱えてしまっている」という状況でした。その結果、営業の業務負担が増え、こちらも指示待ちの状態が多く発生し、このままではお互いの時間が上手く使えず、全体最適化につながらないと感じ、「依頼の目的から逆算して、こちらでもできることを能動的に考えて動く」ことが必要だと考えました。そこで営業と相談し、「こちらでできる業務の棚卸」「主体的に動ける領域の明確化」「業務分担の再整理」を提案しました。曖昧になりがちな引継ぎや連携を防ぐため、これまでは口頭で済ませていた情報共有もExelやTeamsを活用して形に残る仕組みに変更し、ルールや手順を明確化。営業側から一部業務を営業事務に移管することで、指示待ちの時間が大幅に減り、双方がスムーズに連携できるようになりました。営業からも「連携が取りやすくなって助かっている」と言っていただき、チーム全体としての生産性向上につながりました。この取り組みを通じて、依頼内容をそのまま受け取るのではなく、「どのやり方がチーム全体の価値を最大化するのか」という逆算思考が重要だと改めて実感しました。
担当部署はクライアント数が多いこともあり、どうしても営業社員だけでは管理しきれない部分もあります。そのため営業事務職からアラートを立てたり、自分にできることを見つけ対応する必要があります。その際、どうしたらもっと先回りして営業社員の助けになれるのか、どうすれば迅速・効率的な対応ができるのか、知恵を絞り、その結果営業社員から感謝をされる瞬間はとてもやりがいを感じます。
営業職と営業事務職の仕事の領域を別々に切り分けて考えるのではなく、お互いにうまく協力しあって業務に取り組むための工夫を日々模索中です。幸い、社内の風通しはとてもよく、協力体制がつくりやすい環境なので、努力しがいがあります。今はOJTリーダーとして後輩育成に力も入れているので、自発的に周囲を巻き込める人材になっていきたいです。
出社。メールの確認。
受注・発注入力などシステムへのデータ入力業務。電話やメールを通して、お客様との納期の調整・管理を行います。
昼食。普段は同期と一緒に社内のリフレッシュスペースでお弁当を食べていますが、週に1度は気分転換に外に食べに行くことにしています。
引き続き、営業サポート業務を行います。
退社。
休日は出かけるよりも、家でのんびり過ごすことが多いです。セキセイインコを一羽飼っているのですが、簡単な言葉なら覚えて喋ることができるので、気軽な会話を楽しんでいます。たくさん話しかけて癒しを貰う日々です。
